Die komfortable Schulgeldverwaltung für SchILD-NRW und SchILDzentral
Mit SchILDpay, der Schulgeldverwaltung für SchILD-NRW und SchILDzentral, steht Schulen eine zentrale, digitale Lösung für die einfache und sichere Abwicklung aller schulbezogenen Zahlungen zur Verfügung. Als Schule erstellen Sie Zahlungslisten für Klassen, Kurse oder andere Schülergruppen und behalten den Status aller Zahlungen jederzeit im Blick. Eltern zahlen bequem digital, während Verwaltungsaufwand und Bargeldhandling der Vergangenheit angehören.
Ob Klassenfahrt, Materialkosten oder Schulveranstaltung, alle Zahlungen werden übersichtlich organisiert, nachverfolgt und dokumentiert.
Erziehungsberechtigte haben mit SchILDpay alle Schulzahlungen ihres Kindes zentral und übersichtlich im Blick. Zahlungsaufforderungen können per E-Mail versendet werden und enthalten einen QR-Code für die bequeme direkte Überweisung. So lassen sich Schulzahlungen schnell, einfach und ohne aufwendige Eingabe von Zahlungsdaten erledigen.
Zusätzliche Bestellungen, beispielsweise für zusätzliches Lernmaterial, Kopiergeld oder die Mensa, können ebenfalls bequem online vorgenommen werden.
Produktpräsentation SchILDpay
Sie konnten nicht live dabei sein oder möchten sich die Präsentation noch einmal ansehen? In der Aufzeichnung unserer Produktpräsentation erhalten Sie einen kompakten Überblick über SchILDpay, lernen die wichtigsten Funktionen kennen und erleben das System in einer Live-Demo.
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FAQs SchILDpay
Bankkonto und Zahlungsabwicklung
Über welches Konto werden die Zahlungen abgewickelt?
Die Zahlungen können über das allgemeine Bankkonto der Schule, ein Konto des Schulträgers oder – falls gewünscht – über ein separates Konto, beispielsweise für eine Klasse, abgewickelt werden. Welche Konten genutzt werden, entscheiden Sie selbst.
Benötigt jede Schule oder Klasse ein eigenes Konto?
Nein. Für den Betrieb von SchILDpay genügt grundsätzlich ein Bankkonto. Mehrere Konten sind nicht erforderlich, können aber bei Bedarf eingerichtet und genutzt werden.
Kann auch ein zentrales Konto des Schulträgers verwendet werden?
Ja. SchILDpay unterstützt sowohl schulbezogene Bankkonten als auch zentrale Konten des Schulträgers.
Kann für jede Klasse ein eigenes Bankkonto hinterlegt werden?
Ja. Wenn auch unüblich, kann trotzdem bei Bedarf jeder Klasse ein eigenes Bankkonto zugeordnet werden.
Dürfen über das Konto ausschließlich SchILDpay-Zahlungen abgewickelt werden?
Nein. SchILDpay kann Zahlungseingänge eindeutig zuordnen und von anderen Buchungen unterscheiden. Daher können über dasselbe Konto auch weitere Zahlungsvorgänge abgewickelt werden.
Welche Berechtigungen benötigt SchILDpay für das Konto des Schulträgers?
SchILDpay benötigt keinen direkten Zugriff auf das Bankkonto. Für den Zahlungsabgleich wird lediglich eine Kontoauszugsdatei (SEPA camt.053 / XML-Exportdatei) der Bank in SchILDpay importiert.
Zahlungen
Können Zahlungen auch per Lastschrift eingezogen werden?
Ja. SchILDpay unterstützt das Hinterlegen von SEPA-Lastschriftmandaten und ermöglicht den Einzug von Zahlungen per Lastschrift.
Können Eltern auch ohne SchILDpay überweisen?
Ja. SchILDpay unterstützt neben elektronischen Zahlungsmittel auch die klassische Banküberweisung. Eltern können Zahlungen bequem per QR-Code oder durch Angabe der von SchILDpay vorgegebenen Überweisungsdaten durchführen. Sollten die Eltern keinen direkten Zugriff auf SchILDpay haben, können Lehrkräfte die Überweisungsdaten samt QR-Code auch als PDF genereiten lassen. Nach Zahlungseingang werden diese Zahlungen dann trotzdem automatisch SchILDpay zugeordnet.
Kann PayPal genutzt werden?
Nein. Eine Anbindung an PayPal wird derzeit aus wirtschaftlichen Gründen nicht unterstützt.
Können Erstattungen über Zahlungsdienstleister erfolgen?
Nein. Rückerstattungen erfolgen derzeit typischerweise per Einzel- oder Sammelüberweisung. Eine Rückzahlung über angebundene Zahlungsdienste wird aktuell nicht unterstützt.
Was passiert, wenn eine Zahlung keinem/keiner Schüler*in zugeordnet werden kann?
Nicht zugeordnete Zahlungen können jederzeit manuell einem/einer Schüler*in bzw. einer Zahlungsaufforderung zugewiesen werden. Da Eltern beim Bezahlen oft den QR-Code nutzen und somit alle relevanten Zahlungsdaten direkt übernehmen werden, treten fehlerhafte Überweisungen in der Praxis nur sehr selten auf.
Eltern und Zahlungsaufforderungen
Müssen Erziehungsberechtigte SchILDpay als App installieren?
Nein. SchILDpay ist eine Webanwendung und kann ohne Installation direkt über jeden Internetbrowser eines mobilen Endgerätes oder eines Standgerätes genutzt werden.
Was passiert, wenn Erziehungsberechtigte keine E-Mail-Adresse besitzen?
Zahlungsaufforderungen stehen jederzeit in SchILDpay zur Verfügung. Zusätzlich können sie als PDF exportiert oder ausgedruckt und den Schüler*innen in Papierform mitgegeben werden.
Benutzer und Berechtigungen
Benötigen alle Mitarbeitenden einen SchILD-Zugang?
Nein. SchILDpay besitzt eine eigene Benutzerverwaltung. Benutzer können direkt in SchILDpay angelegt oder aus einer Lehrkräfteliste übernommen werden.
Können unterschiedliche Benutzerrechte vergeben werden?
Ja. Im Administrationsbereich können Rollen und Berechtigungen individuell vergeben werden. So lässt sich beispielsweise festlegen, wer Zahlungsaufforderungen erstellen darf und wer ausschließlich Einsicht in Zahlungseingänge erhält.
Kann ein Rechte- und Rollenkonzept hinterlegt werden?
Ja. SchILDpay verfügt über eine flexible Rechte- und Rollenverwaltung, mit der Benutzer individuell berechtigt werden können.
Kann eine Lehrkraft nur ihre eigenen Klassen sehen?
Lehrkräfte einer Schule sehen prinzipiell alle Schüler*innen und können diese zu eigenen Zahlungslisten hinzufügen (dies ist besonders praktisch bei klassenübergreifendem Unterricht). Die Sichtbarkeit dieser Zahlungslisten kann wahlweise auf den/die Ersteller*in eingeschränkt oder auf alle Lehrkräfte ausgeweitet werden.
Weitere Themen
Wie können Nachweise für das Rechnungsprüfungsamt (RPA) erstellt werden?
SchILDpay stellt verschiedene Auswertungen und Zahlungsnachweise zur Verfügung. Diese können gefiltert sowie als PDF oder Excel-Datei exportiert werden und dienen als nachvollziehbare Dokumentation gegenüber dem Rechnungsprüfungsamt oder anderen prüfenden Stellen.
Wie gehe ich mit BuT-Anträgen um?
SchILDpay unterstützt die Verwaltung von Leistungen aus dem Bildungs- und Teilhabepaket (BuT). BuT-berechtigte Zahlungen können entsprechend gekennzeichnet und nachvollziehbar verwaltet werden. Dadurch bleibt jederzeit ersichtlich, welche Beträge von den Sorgeberechtigten und welche vom zuständigen Leistungsträger übernommen werden.
Besteht die Gefahr, dass manipulierte Zahlungsaufforderungen verschickt werden?
Dies ist bisher noch nicht vorgekommen. In E-Mails wird grundsätzlich auf die Zahlungsaufforderung innerhalb von SchILDpay verwiesen. Dort können die Zahlungsdetails sicher eingesehen werden. Optional versendete PDF-Dokumente entsprechen in ihrer Funktion einer klassischen Zahlungsaufforderung mit allen Überweisungsdaten und QR-Code. Durch die seit Herbst 2025 im SEPA Raum geltende Prüfung von IBAN und Kontobezeichnung wird Phishing zusätzlich erschwert.
Was bietet SchILDpay gegenüber einer klassischen Klassenkasse?
SchILDpay ist weit mehr als eine digitale Klassenkasse. Zahlungsaufforderungen werden gezielt für einzelne Kostenstellen erstellt und direkt an die Eltern versendet. Darüber hinaus unterstützt SchILDpay die Verwaltung von Zahlungseingängen, Erstattungen, Auswertungen sowie die Zuordnung zu Buchungskonten. So behalten Schulen jederzeit den Überblick über offene Forderungen, Einnahmen und Ausgaben.
Wo werden die Daten gehostet?
Die Daten werden in einem Rechenzentrum von Hetzner in Deutschland gehostet.
Hauptfunktionen von SchILDpay
Mit unserem neuen Zahlungsmodul können Schulen Zahlungsprozesse künftig ganz einfach digital abbilden
Eine moderne Schule braucht moderne Verwaltungsprozesse.
Digitalisieren Sie Schulzahlungen und gewinnen Sie Zeit für das Wesentliche
Schulleitungen & Rechnungsführung
Schulleitungen profitieren durch volle Transparenz
über alle Schulzahlungen. Sie erhält jederzeit einen
Überblick über offene, eingegangene und
abgeschlossene Zahlungen.
Lehrkräfte
Zahlungslisten für
Schulveranstaltungen werden
digital erstellt – ohne
Bargeldhandling und aufwendige
Kontrollen.
Sekretariat
Das Sekretariat erhält eine zentrale Verwaltung aller
offenen und erledigten Zahlungen und wird von
manuellen Kassier‑ und Abstimmungsprozessen
entlastet.
SuS
Bargeld muss nicht mehr in die
Schule mitgebracht werden. So
entfällt das Risiko, Geld zu vergessen
oder zu verlieren und auch das
Hantieren mit Wechselgeld gehört
der Vergangenheit an.
Erziehungsberechtigte
Eltern profitieren von einer
klaren Übersicht über alle
Schulzahlungen und der
Möglichkeit, diese bequem,
sicher und bargeldlos zu
erledigen.
Funktionsweise von SchILDpay
